ویژگیهای یک نرم افزار خوب :
مبتنی بر اصول مهندسی نرم
افزار طراحی شده
باشد
در عین دارا بودن ویژگیهای مورد نظر
موضوع نرم افزار ، دارای رابط کاربری ساده و آسان باشد
دارای ساختار پایگاه داده منسجم و
مستحکم باشد . اهمیت این مطلب از اینروست که در واقع کلیه اطلاعات نرم
افزار در فایلهای
پایگاه داده ذخیره می شوند . در حقیقت طراحی پایگاه داده بخش مهمی از پروسهه طراحی نرم افزار می باشد.
نرم افزار تا حد امکان
اجازه ورود اطلاعات اشتباه را به کاربر ندهد.
ارتباط منطقی بین اطلاعات توسط
سیستم مدیریت گردد.
کاربر مجبور به ورود اطلاعات تکراری
در برنامه نباشد. این موضوع تا حد زیادی به طراحی ساختار پایگاه داده دارد.
ویژگیهای یک نرم افزار حسابداری خوب :
در ابتدا ویژگیهای یک نرم
افزار خوب را که
در بالا شرح داده شد دارا باشد.
از نظر ساختار درختواره حسابها
تعداد سطوح کافی برای تعریف حسابها داشته باشد.
از ساختار حسابهای شناور پشتیبانی
نماید . منظور از حسابهای شناور حسابهایی هستند که قابلیت اتصال به معین ها یا
تفصیلی های متفاوتی را دارا می باشند.
مراکز هزینه (عوامل هزینه) قابل
تعریف باشند.
امکان اینکه در دوره های مالی مختلف
ساختار حسابهای متفاوتی تعریف کنیم موجود باشد. اهمیت این مساله از این جهت است که
معمولآ تغییر کدینگ در شرکت یا سازمان ممکن است اتفاق بیفتد . سیستم حسابداری خوب
باید ضمن حفظ سوابق کدینگ سالهای گذشته قابلیت متفاوت بودن کدینگ سال جدید را دارا
باشد. اکثر نرم افزارهای موجود در
بازار ایران به این مساله کم توجهی نموده اند.
سطوح تایید سند حسابداری توسط کاربر
قابل تعریف باشند چون در شرکتها و سازمان مختلف ممکن است تعداد تایید کنندگان سند
حسابداری متفاوت باشد.
سیستم قابلیتی را ارائه بدهد که
کاربران مختلف بتوانند اجازه ویرایش اسناد ثبت شده توسط آنها را به دیگران اعطا
کنند یا مجوزش را بگیرند. در محیطهای چند کاربری بدلیل اهمیت اطلاعات مالی معمولآ
این مساله حساس می باشد.
ساختار مربوط به ثبت سند حسابداری
باید بسیار سریع و قوی و در عین حال تا حد امکان ساده طراحی شوند چون عمده کار
حسابداری در این بخش اتفاق می افتد.
ترتیب آرتیکلهای داخل سند حسابداری
توسط کاربر قابل تغییر باشد.
امکان کپی کردن آرتیکلها بین اسناد
و در داخل سند جاری میتواند کار ثبت داده ها را برای کاربر تسهیل کند.
سیستم امکان ثبت اسناد را توسط فایل
اکسل دارا باشد. معمولآ حسابدارها با فایلهای اکسل خیلی راحت ترند و در عین حال
اکسل بعنوان استانداردی جهت نقل و انتقال اطلاعات بین نرم افزارها
پذیرفته شده است. نرم افزاری که امکان
خروجی و ورودی اکسل را در قسمتهای مختلف تعبیه کرده باشد میتواند بسیار به
حسابدارها کمک رسانی نماید.
سیستم حسابداری خوب باید با
سایر سیستمهای مربوطه مانند خزانه داری ، خرید و فروش و انبار و … در ارتباط باشد
و امکان صدور اسناد اتوماتیک حسابداری از سایر سیستمها فراهم باشد. از آنجا که
حسابداری بعنوان هسته ای مرکزی برای نرم افزارهای یکپارچه
مطرح می باشد نرم افزارهایی موفقترند
که هرچه بهتر این ارتباط را در طراحی لحاظ کرده باشند.
در واقع امروزه بیشتر شرکتها به
رویکرد طراحی سیستمها بصورت یکپارچه گرایش پیدا کرده اند و این مساله بدلیل مشکلات
زیادی بود که سیستم های جزیره ای ایجاد کرده بودند. پس سیستم حسابداری خوب سیستمی
است که در یک مجموعه سیستم یکپارچه ارائه شود.
گزارشات سیستم باید کافی و گویا
باشند.
خروجیهای چاپی نرم افزار باید
طوری پویا باشد که کاربر بتواند در خروجی چاپی کاملآ اعمال سلیقه نماید. نرم
افزارهایی که خروجی چاپی را مورد کم لطفی قرار دهند نمیتوانند
گزینه مناسبی باشند.
عملیات بستن حسابهای موقت ، قطعی
کردن اسناد حسابداری ،صدور سند اختتامیه ، صدور سند افتتاحیه حتمآ باید بصورت
اتوماتیک باشد. اتوماتیک بودن این عملیات ضمن بالا بردن دقت کار، حجم زیادی از کار
حسابدارها را کاهش میدهد.
نکته ای که بسیار حایز اهمیت است و
تعداد زیادی از نرم افزارها به آن توجه
ندارند این مطلب است که سیستم تمامی کنترلهای منطقی را باید انجام دهد در زیر به
تعدادی از این کنترلها اشاره می کنیم:
محدوده تاریخ دوره مالی در ثبت
اسناد رعایت شود تا کاربر نتواند خارج از محدوده سندی ثبت نماید.
آرتیکلهای حسابداری فقط باید
بتوانند در آخرین سطح سند حساب ثبت شوند و اگر حسابی دارای زیر حساب بود نباید
مستقیمآ بتواند در اسناد شرکت نماید. اهمیت این مساله در توازن تراز یک حساب با
تراز مجموع زیر حسابهای می باشد.
اطلاعات وارده مانند تاریخ باید
فرمت صحیحی داشته باشند. سیستم به هیچ عنوان نباید اطلاعات غیر منطقی با فرمتهای
غلط را بپذیرد.
در هر دوره مالی فقط یک سند
افتتاحیه یا اختتامیه باید قابل ثبت باشد.
محدوده تاریخ دوره های مالی نباید
با یکدیگر تداخل داشته باشند.
و کنترلهای دیگری که مواردی از این
دست هستند که با هدف انسجام و درستی اطلاعات ایجاد می گردند.
موارد فوق بخشی از نشانه های یک نرم افزار حسابداری
خوب می باشند که نگارنده با توجه به تجربیات چهارده ساله خویش که در زمینه تولید
سیستمهای مالی و اداری داشته است ذکر کرده ام . از این مطلب غافل نشویم که موارد
فنی بسیاری را میتوانستیم ذکر کنیم که از حوصله خواننده خارج است و بیشتر جزئیات
طراحی و پیاده سازی و برنامه نویسی را در برمیگیرد.